第一章 总则

第一条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料，是国家和社会选拔任用人才的重要依据，也是人事档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，根据学生档案形成和管理的特点，并参照国家《中华人民共和国档案法》结合我校实际特制定本制度。

第二条 学生档案工作由学生处负责管理，由招生办、各系部、学生处、教务处、就业处负责提供档案的具体内容。

第三条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。

第二章 学生处档案管理员工作职责

第四条 学生档案的管理职责：

（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；

（二）收集和整理学生档案材料；

（三）办理学生档案的查阅、借阅；

（四）办理学生档案的提取，为有关部门提供学生情况；

（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；

（六）制定、完善学生档案管理的规章制度；

（七）办理其它有关学生档案管理工作。

第三章 学生档案管理范围、归档内容及归档时间

第五条 学生档案的管理范围：

（一）我校学生档案；

（二）学生未毕业，因某种原因离校的学生档案（休学、退学、留学、服役、开除学籍、死亡学生的档案，积存无处转递的档案）；

（三）学生毕业后，未找到工作等原因滞留的档案，免费保留两年。

第六条 学生档案的归档内容：

（一）招生材料：学校招生办公室负责提供入学新生备案档案（纸介档案）；

（二）学习材料：教务处、系部提供的学籍成绩总表、思想小结、军训小结、思想道德考核表、毕业生登记表、实习鉴定表；

（三）学籍材料：教务处提供的休学、保留入学资格、转专业、留级、退学、转学等材料证明；

（四）毕业材料：学生处提供就业报到证附联；

（五）奖励材料：学生处提供学生在校学习期间获得的国家级、省级或校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生等评审证明材料）；

（六）处分材料：学生处提供学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分原始材料；

（七）体检材料：由学校招生办提供新生入学体检表；

第七条 学生档案的归档时间

（一）新生入学注册后一个月内将新生档案收齐后移交学生处；

（二）新生入学后，档案未能及时到达的，由学生本人到原教育管理部门或学校索取，必须在三个月内移交学校学生档案室；

（三）学生的奖（惩）材料到该生毕业前归档；

（四）学籍成绩总表、思想小结、军训小结、思想道德考核表、毕业生登记表、实习鉴定表均由各班主任在学生离校前统一归档（每年的五月份和十一月份）；

第四章 学生档案归档材料的要求

第八条 凡应归档的学生档案，必须做到：

（一）必须是办理完毕的正式文件材料；

（二）必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间；

（三）必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字；

（四）档案材料一律用蓝、黑钢笔填写；

（五）学生档案要按规定填写齐全。学生因某种原因提前离校或退学，要将有关材料及时归档，任何单位和个人不得将其有关材料随意销毁或丢失；

（六）凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。

第五章 学生档案的查阅

第九条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：

（一）查阅、借阅学生档案者须是学生所在各系部领导或班主任，要按查阅、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得私自查阅、借阅学生档案。

（二）任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。

（三）档案一般不外借。如必须借出使用时，要由借阅单位填写《借阅档案审批表》，说明理由，注明归还时间，并经档案主管领导批准后办理借阅手续。

第六章 学生档案的提取

第十条  毕业生档案必须由毕业生本人领取（每年的九月初和三月初）。

第十一条 学生转学、退学、出国或死亡必须由学生本人或委托其亲属持领取人和委托人有效证件到档案室登记领取。

第十二条 提取学生档案应遵守下列规定：

（一）学生档案必须经严格密封盖章。

（二）转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料或分批转出转入。

（三）档案转递负责人要做好详细的档案转递记录。

第七章  档案的保管与丢失处理

第十三条  学生毕业、转学、退学档案须在三个月内转出，学校原则上不负责保管，如有特殊情况，档案需在学校保存的，可填写《档案暂存申请表》，由主管档案的领导批准后，方可由学校学生处暂时代为保管。保管最长期限为两年。

第十四条  保留学籍的出国、参军的学生，其档案可按有关规定办理。

第十五条  凡未按规定期限转出的档案，学校收取档案保管费。

第十六条  丢失档案，原则不予补办。如有特殊情况，学生本人携带毕业证、身份证并填写《档案补办申请表》，经主管领导批准后，方可补办。补办的档案仅有学籍复印件。

第八章  附 则

第十七条  本制度适用于我校全日制在校统招学生。

第十八条  本制度由学生处负责解释。

第十九条  本制度自2014年9月1日起试行。